¿Qué es una factura? ¿Qué tipos de factura hay? Qué deben incluir? ¿Cuáles son los plazos de emisión y envío de las facturas? Toda esta información y más en esta publicación.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que legitima e informa a la prestación de un servicio o la venta de una mercancía, es decir, que es un comprobante de la operación. Este documento debe tener una serie de requisitos según el reglamento de facturación para que sea considerado una factura.
¿Qué tipos de factura existen?
- Factura ordinaria: Documento habitual en el que aparecen todos los datos fiscales de emisor y receptor, concepto, impuestos, etc.
- Factura simplificada: Es el documento que sustituye al antiguo «ticket». Se debe identificar al emisor, pero el destinatario sólo es obligatorio si éste quiere deducirse el IVA. A diferencia de las ordinarias, no pueden superar los 400 € con IVA incluido (en algunas actividades concretas, este límite pasa a ser de 3.000 € (IVA incluido). Tampoco se pueden emitir por operaciones de inversión de sujeto pasivo, entregas intracomunitarias o fuera de la UE, ni en ventas a distancia.
- Factura rectificativa: Antiguamente conocida como «abono», se genera para subsanar errores de facturas ya emitidas.
- Factura recapitulativa: Es una factura que agrupa diferentes operaciones de un mismo cliente en un documento único.
Factura Proforma o Jefatura: Aunque se llame factura, no lo es como tal. A efectos prácticos, equivale a un presupuesto, pero con validez a efectos legales como documento acreditativo por la empresa.
¿Qué datos se deben poner en una factura?
Si no se quiere incurrir en una infracción, es imprescindible que la factura incluya los siguientes datos:
- Fecha de factura: Debe incluir la fecha de emisión de la factura.
- Número de serie: Debe ser correlativo a la fecha de emisión de la factura, es decir, que no puede haber facturas con fechas anteriores si ya se han emitido facturas con la fecha actual. Asimismo, no puede haber saltos de numeración ni pueden haber dos facturas con el mismo número. Las facturas rectificativas deben tener un número de serie diferente de las ordinarias. También se pueden tener diferentes series, siempre que cumplan las premisas anteriores.
- Datos fiscales del emisor: Nombre completo, NIF y dirección fiscal (opcional datos de contacto).
- Datos fiscales del receptor: Nombre completo, NIF y dirección fiscal (opcional datos de contacto). *
- Concepto o cuerpo: Descripción y explicación de la operación objeto de la factura (prestación de servicios y / o mercancías).
- Base Imponible: Precio total antes de impuestos.
- Impuestos y retenciones: Detalle de tipo de impuesto (IVA, IRPF …), porcentaje, cuota del importe. *
- Total: La suma de la Base imponible más los impuestos correspondientes y los suplidos si las hubiera.
* En las facturas simplificadas los datos del receptor no son obligatorias como ya se ha comentado anteriormente, y en algunos casos no hay que hacer tampoco el desglose de IVA, siempre que se indique que el importe es con IVA incluido.
Cuánto tiempo hay para emitir y enviar una factura?
- La factura se expedirá y enviará en el momento de realizar la operación si el destinatario no es empresario o profesional, es decir, que es un cliente final.
- Si la factura se emite a una empresa o profesional se expedirá la factura antes del día 16 del mes siguiente a la fecha de la operación.
Para saber un poco más …
- Las facturas se pueden hacer en cualquier moneda, mientras que el importe de la cuota del impuesto esté expresado en €. También se pueden emitir en cualquier idioma, pero la Agencia Tributaria puede exigir la traducción.
- Con carácter general, las facturas deben conservarse 4 años desde la fecha de emisión (tanto recibidas como emitidas), exceptuando las que son de adquisición de una inversión (mobiliario, maquinaria …) de un bien inmueble (local, edificio, terreno …) que como mínimo se deben guardar los ejercicios en los que se genere amortización más los 4 ejercicios posteriores correspondientes.
- El pago en efectivo no podrá ser igual o superior a 2.500 €, si en alguna de estas operaciones alguna de las partes que interviene actúa en calidad de empresario o profesional. De una factura, por ejemplo de 3.500 €, tampoco se permite pagar 1.000 € en efectivo y el importe restante en otro medio, ya que el importe global que se debe tener en cuenta es total de la operación.
- También hay que tener en cuenta la factura electrónica o e-factura, que es una factura emitida por medios electrónicos, y que en varios casos es obligatorio para la emisión de facturas a la Administración pública. Los requisitos formales son los mismos, pero requiere tener una firma digital y otros aplicativos para generarla y enviarla.
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